Отчетность индивидуальных предпринимателей (ИП) во многом зависит от системы налогообложения и наличия сотрудников. Начинающим бизнесменам сложно самостоятельно разобраться в них, но должный порядок соблюдать необходимо. Часто возникают вопросы, какие отчеты сдает ИП, а также об их сроках и периодичности.
У индивидуальных предпринимателей форма отчетности чуть проще, чем у организаций. Им не нужно вести бухгалтерский или финансовый учет. В то же время налоговая может потребовать книгу учета доходов и расходов (КУДиР), которую необходимо заполнять. Финансовый отчет нужен больше для себя. Когда у предпринимателя есть работник, то он отчитывается еще и как работодатель. Расскажем подробнее какие отчеты сдает ИП.
Какие отчеты существуют на ОСНО
Среди предпринимателей общая система налогообложения считается одной из сложных, в том числе из-за отчетности. ИП на ОСНО нужно ежеквартально подавать декларации по прибыли (3-НДФЛ) нарастающим итогом и по налогу на добавленную стоимость — ежемесячно. Если предприятие небольшое и его выручка не превышает 2 млн рублей за последние 3 месяца, а также индивидуальный предприниматель не занимается акцизными товарами, то может претендовать на освобождение от НДС. Тогда отчетов станет меньше.
Отчеты на специальных режимах
Предприниматели выбирают тот или иной специальный налоговый режим, в том числе из-за простоты отчетности. Например, плательщики НПД не являются работодателями и платят только один вид налога. Для налоговой вся их деятельность прозрачна и отчета не требует.
Также с и АУСН (автоматизированная упрощенная система), в которой все операции проводятся через уполномоченный банк, а страховые взносы, в том числе на работника, отсутствуют. Здесь сохраняются те отчеты, которые ИП сдает как работодатель, и то при наступлении определенных событий:
СЗВ-М — при найме работника по гражданско-правовому договору (ГПД);
СЗВ-ТД — при кадровых событиях, таких как прием, увольнение и пр.;
СЗВ-СТАЖ — при неоплачиваемом отпуске или отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет штатного сотрудника, а также при найме работника по ГПД.
ИП на ПСН заранее оплачивает годовой налог, и сумма не зависит от фактического дохода, поэтому и отчетности как таковой нет. Однако при совмещении патента с другими системами налогообложения могут понадобиться дополнительные документы.
У ИП на «упрощенке» вне зависимости от налоговой базы отчетность состоит из годовой декларации по УСН. Срок сдачи до 25 апреля.
Единый сельхозналог во многом схож с УСН. Плательщики ЕСХН сдают годовую декларацию. Срок отчета до 25 марта следующего года. Если предприниматель не получил освобождение от НДС, то придется также отчитываться по нему. Вновь зарегистрированные ИП на ЕСХН сразу могут воспользоваться освобождением от налога. А действующий бизнес при условии, что выручка за прошлый год не превысила установленный лимит в 60 млн рублей. Все ИП, которые занимаются импортом, вне зависимости от формы налогообложения, являются плательщиками НДС и должны отчитываться по нему.
Также предпринимателю следует знать о статистической отчетности в Росстат по форме 1-ИП. Его подают один раз в пять лет. Следующий раз нужно будет сдавать в 2026 году. Кроме того, ИП может попасть в выборочную отчетность. Об этом его предупредят в Росстате. А также он может посмотреть через специальный сервис.
Отчетность ИП-работодателя
Отчетность предпринимателя за сотрудников во многом схожа и не зависит от системы налогообложения. Часть из них нужно сдавать регулярно, другие — только при наступлении определенных событий, таких как увольнение, переход на электронную трудовую книжку, оформление отпуска без сохранения зарплаты и пр. Эти требования не касаются только АУСН, о котором было сказано выше.
Прием на работу даже одного сотрудника обязывает работодателя сдавать отчетность по нему. Большинство отчетов нужно сдавать в налоговую. Среди них ежемесячные персональные сведения. Отчет включает данные сотрудников на ГПД (ФИО, ИНН, СНИЛС), а также суммы выплат за отчетный месяц.
Ежеквартально нужно передавать сведения об уплаченных налогах с доходов сотрудников по форме 6-НДФЛ. Отчет надо готовить один на весь штат. По итогам года также необходимо приложить справки на каждого работника или исполнителя по ГПД.
Не относится к отчетам, но тоже входит в обязанность ИП — до 25 числа каждого месяца отправлять в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ и страховых взносов на ОМС, ОПС и ВНиМ. Делается это для единого налогового платежа за предыдущий месяц. Расчет по форме РСВ нужно сдавать ежеквартально до 25-го числа в январе, апреле, июле и октябре за предыдущий квартал.
Расчет по страховым взносам по итогам года, который сдается до 25-го января, содержит сведения о числе работников. По ним ФНС определяет малые и средние предприятия и включает их в единый реестр субъектов МСП.
В 2023 году ПФР и фонд социального страхования объединились. В связи с этим по штатным сотрудникам и работникам на ГПД появилась новая форма отчета — ЕФС‑1. Она объединяет несколько документов, которые ранее сдавали по отдельности. При помощи такой формы работодатель делится информацией о приеме на работу и увольнении, трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и взносах на травматизм и пр. Предприниматель сдает ее в Социальный фонд (СФР) по месту регистрации в бумажном или электронном виде. Раньше эти сведения передавались при помощи четырех отчетов, таких как 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3. Форма ЕФС‑1 состоит из нескольких разделов. Часть информации, например, о взносах на травматизм, которые индивидуальный предприниматель отчисляет в СФР с зарплаты работников, нужно передавать ежеквартально. Сведения о пенсионном стаже — 1 раз в год, а о трудовой деятельности — только при наступлении кадрового события: прием на работу, перевод, увольнение и пр.
Кроме того, на каждого сотрудника нужно вести карточки индивидуального учета начисленных выплат и сумм страховых взносов (на ОМС, ОПС и ВНиМ). Эти карточки не сдают, но их необходимо хранить в течение 6 лет.
Ответственность за нарушение сроков
Отчетность является для предпринимателей обязательной. Недостаточно вовремя оплатить налоги и взносы, необходимо еще и в указанные даты сдать декларации. За нарушение сроков предусмотрены штрафные санкции и даже блокировка счета, если отчет просрочен более, чем на 20 дней.
Если налоги уплачены вовремя, но не сдана декларация по доходам, штраф составит минимум 1000 рублей или 5–30 % от суммы недоимки. Такой же принцип расчета используется за просрочку отчета по взносам за работников, включая за травматизм. За несвоевременную подачу информации о сотрудниках также предусмотрены штрафы.
Закрытие своего дела также сопровождается сдачей отчетов. Так, предприниматели на спецрежимах сдают декларацию по основному налогу. На ОСНО — форму 3-НДФЛ и отчет по НДС. При наличии сотрудников в налоговую надо сдать персональные сведения о каждом из них, РСВ с ликвидационным кодом «0» и 6-НДФЛ.
Кроме того, после ухода работника нужно отчитаться перед Социальным фондом по форме ЕФС-1. Сведения следует внести в разделы по каждому пункту: увольнение и трудовой стаж, взносы на травматизм.
Предпринимателям, особенно начинающим и тем, кто работает без бухгалтера, нужно знать и соблюдать сроки отчетности по доходам и сотрудникам.
У индивидуальных предпринимателей форма отчетности чуть проще, чем у организаций. Им не нужно вести бухгалтерский или финансовый учет. В то же время налоговая может потребовать книгу учета доходов и расходов (КУДиР), которую необходимо заполнять. Финансовый отчет нужен больше для себя. Когда у предпринимателя есть работник, то он отчитывается еще и как работодатель. Расскажем подробнее какие отчеты сдает ИП.
Какие отчеты существуют на ОСНО
Среди предпринимателей общая система налогообложения считается одной из сложных, в том числе из-за отчетности. ИП на ОСНО нужно ежеквартально подавать декларации по прибыли (3-НДФЛ) нарастающим итогом и по налогу на добавленную стоимость — ежемесячно. Если предприятие небольшое и его выручка не превышает 2 млн рублей за последние 3 месяца, а также индивидуальный предприниматель не занимается акцизными товарами, то может претендовать на освобождение от НДС. Тогда отчетов станет меньше.
Отчеты на специальных режимах
Предприниматели выбирают тот или иной специальный налоговый режим, в том числе из-за простоты отчетности. Например, плательщики НПД не являются работодателями и платят только один вид налога. Для налоговой вся их деятельность прозрачна и отчета не требует.
Также с и АУСН (автоматизированная упрощенная система), в которой все операции проводятся через уполномоченный банк, а страховые взносы, в том числе на работника, отсутствуют. Здесь сохраняются те отчеты, которые ИП сдает как работодатель, и то при наступлении определенных событий:
СЗВ-М — при найме работника по гражданско-правовому договору (ГПД);
СЗВ-ТД — при кадровых событиях, таких как прием, увольнение и пр.;
СЗВ-СТАЖ — при неоплачиваемом отпуске или отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет штатного сотрудника, а также при найме работника по ГПД.
ИП на ПСН заранее оплачивает годовой налог, и сумма не зависит от фактического дохода, поэтому и отчетности как таковой нет. Однако при совмещении патента с другими системами налогообложения могут понадобиться дополнительные документы.
У ИП на «упрощенке» вне зависимости от налоговой базы отчетность состоит из годовой декларации по УСН. Срок сдачи до 25 апреля.
Единый сельхозналог во многом схож с УСН. Плательщики ЕСХН сдают годовую декларацию. Срок отчета до 25 марта следующего года. Если предприниматель не получил освобождение от НДС, то придется также отчитываться по нему. Вновь зарегистрированные ИП на ЕСХН сразу могут воспользоваться освобождением от налога. А действующий бизнес при условии, что выручка за прошлый год не превысила установленный лимит в 60 млн рублей. Все ИП, которые занимаются импортом, вне зависимости от формы налогообложения, являются плательщиками НДС и должны отчитываться по нему.
Также предпринимателю следует знать о статистической отчетности в Росстат по форме 1-ИП. Его подают один раз в пять лет. Следующий раз нужно будет сдавать в 2026 году. Кроме того, ИП может попасть в выборочную отчетность. Об этом его предупредят в Росстате. А также он может посмотреть через специальный сервис.
Отчетность ИП-работодателя
Отчетность предпринимателя за сотрудников во многом схожа и не зависит от системы налогообложения. Часть из них нужно сдавать регулярно, другие — только при наступлении определенных событий, таких как увольнение, переход на электронную трудовую книжку, оформление отпуска без сохранения зарплаты и пр. Эти требования не касаются только АУСН, о котором было сказано выше.
Прием на работу даже одного сотрудника обязывает работодателя сдавать отчетность по нему. Большинство отчетов нужно сдавать в налоговую. Среди них ежемесячные персональные сведения. Отчет включает данные сотрудников на ГПД (ФИО, ИНН, СНИЛС), а также суммы выплат за отчетный месяц.
Ежеквартально нужно передавать сведения об уплаченных налогах с доходов сотрудников по форме 6-НДФЛ. Отчет надо готовить один на весь штат. По итогам года также необходимо приложить справки на каждого работника или исполнителя по ГПД.
Не относится к отчетам, но тоже входит в обязанность ИП — до 25 числа каждого месяца отправлять в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ и страховых взносов на ОМС, ОПС и ВНиМ. Делается это для единого налогового платежа за предыдущий месяц. Расчет по форме РСВ нужно сдавать ежеквартально до 25-го числа в январе, апреле, июле и октябре за предыдущий квартал.
Расчет по страховым взносам по итогам года, который сдается до 25-го января, содержит сведения о числе работников. По ним ФНС определяет малые и средние предприятия и включает их в единый реестр субъектов МСП.
В 2023 году ПФР и фонд социального страхования объединились. В связи с этим по штатным сотрудникам и работникам на ГПД появилась новая форма отчета — ЕФС‑1. Она объединяет несколько документов, которые ранее сдавали по отдельности. При помощи такой формы работодатель делится информацией о приеме на работу и увольнении, трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и взносах на травматизм и пр. Предприниматель сдает ее в Социальный фонд (СФР) по месту регистрации в бумажном или электронном виде. Раньше эти сведения передавались при помощи четырех отчетов, таких как 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3. Форма ЕФС‑1 состоит из нескольких разделов. Часть информации, например, о взносах на травматизм, которые индивидуальный предприниматель отчисляет в СФР с зарплаты работников, нужно передавать ежеквартально. Сведения о пенсионном стаже — 1 раз в год, а о трудовой деятельности — только при наступлении кадрового события: прием на работу, перевод, увольнение и пр.
Кроме того, на каждого сотрудника нужно вести карточки индивидуального учета начисленных выплат и сумм страховых взносов (на ОМС, ОПС и ВНиМ). Эти карточки не сдают, но их необходимо хранить в течение 6 лет.
Ответственность за нарушение сроков
Отчетность является для предпринимателей обязательной. Недостаточно вовремя оплатить налоги и взносы, необходимо еще и в указанные даты сдать декларации. За нарушение сроков предусмотрены штрафные санкции и даже блокировка счета, если отчет просрочен более, чем на 20 дней.
Если налоги уплачены вовремя, но не сдана декларация по доходам, штраф составит минимум 1000 рублей или 5–30 % от суммы недоимки. Такой же принцип расчета используется за просрочку отчета по взносам за работников, включая за травматизм. За несвоевременную подачу информации о сотрудниках также предусмотрены штрафы.
Закрытие своего дела также сопровождается сдачей отчетов. Так, предприниматели на спецрежимах сдают декларацию по основному налогу. На ОСНО — форму 3-НДФЛ и отчет по НДС. При наличии сотрудников в налоговую надо сдать персональные сведения о каждом из них, РСВ с ликвидационным кодом «0» и 6-НДФЛ.
Кроме того, после ухода работника нужно отчитаться перед Социальным фондом по форме ЕФС-1. Сведения следует внести в разделы по каждому пункту: увольнение и трудовой стаж, взносы на травматизм.
Предпринимателям, особенно начинающим и тем, кто работает без бухгалтера, нужно знать и соблюдать сроки отчетности по доходам и сотрудникам.